「プロジェクト」って、仕事なら全部プロジェクトじゃないんですか？
実は違うんだ。毎月の給与計算はプロジェクトとは呼ばない。プロジェクトには「期限があって、一度きり」という特徴があるんだよ。
プロジェクトとは
プロジェクトとは、独自の成果物（製品・サービス・結果）を生み出すために、期間を決めて行う活動のことです。次の2つの特徴があります。
- 有期性：始まりと終わりがある。目的を達成したら（または中止が決まったら）終わる
- 独自性：毎回ちがう成果物を作る。まったく同じプロジェクトは二度とない
これに対して、毎日・毎月同じことを繰り返す仕事を 定常業務 といいます。
文化祭のクラスの出し物は、典型的なプロジェクトです。
- 有期性：文化祭当日までに準備し、終われば解散
- 独自性：去年のお化け屋敷と今年のお化け屋敷は、教室も人も予算もちがう
一方、毎朝の出欠確認は同じことの繰り返しなので定常業務です。
プロジェクトを成功させるには
プロジェクトでは、限られた期間・予算・人員の中で目的を達成しなければなりません。よく使われるのが QCD という3つの視点です。
| 視点 | 意味 | 文化祭なら |
|---|---|---|
| Q（Quality） | 品質 | お化け屋敷がちゃんと怖いか |
| C（Cost） | コスト | クラス予算5万円に収まるか |
| D（Delivery） | 納期 | 文化祭当日に間に合うか |
3つはお互いに影響し合います。品質を上げようとすれば費用や時間が増え、納期を早めれば品質が下がりがちです。このバランスを取るのが プロジェクトマネージャ の役割です。
また、プロジェクトに関わる人や組織、影響を受ける人や組織を ステークホルダ（利害関係者）といいます。発注者、利用者、プロジェクトメンバー、協力会社、経営者などが含まれます。
PMBOKとは
PMBOK（ピンボック、Project Management Body of Knowledge）は、米国の PMI（プロジェクトマネジメント協会）がまとめた、プロジェクトマネジメントの知識体系です。世界中の成功事例から「プロジェクトをうまく進めるために何を管理すべきか」を整理した、いわばプロジェクトの教科書です。
教科書があるなら、そのとおりにやれば必ず成功しますか？
「必ず」とはいかないね。PMBOKはやり方の手順書というより、考えるべき項目の一覧表。プロジェクトに合わせて必要なものを選んで使うんだ。
5つのプロセス群 ― 進め方の流れ
PMBOK（第6版）では、プロジェクトの管理作業を次の5つのグループ（プロセス群）に分けています。
| プロセス群 | 何をする？ | 文化祭なら |
|---|---|---|
| 立ち上げ | プロジェクトの目的を決め、開始を正式に認める | 「お化け屋敷をやる」とクラスで決定 |
| 計画 | 範囲・スケジュール・予算などの計画を立てる | 作業を洗い出し、日程と予算を決める |
| 実行 | 計画に従って作業する | 衣装や大道具を作る |
| 監視・コントロール | 実績を計画と比べ、ずれを直す | 進み具合を確認し、遅れている班を手伝う |
| 終結 | 成果を引き渡し、振り返りをして正式に終える | 片付け・会計報告・反省会 |
10の知識エリア ― 何を管理するか
PMBOK（第6版）は、管理すべき対象を 10の知識エリア に分けています。試験では「この作業はどの知識エリアか」がよく問われます。
| 知識エリア | 管理する対象 | 文化祭なら |
|---|---|---|
| 統合 | 全体の調整（計画書の作成、変更の管理） | 全体をまとめる実行委員 |
| スコープ | 成果物と作業の範囲（WBSを作る） | 何を作り、どこまでやるか |
| スケジュール | 日程・作業の順序 | 準備の日程表 |
| コスト | 予算・費用 | 5万円の使い道 |
| 品質 | 品質の基準と確認 | 怖さのチェック |
| 資源 | 人や設備の確保、チームづくり | 係の割り振り |
| コミュニケーション | 情報の伝達・共有 | 連絡網、進捗の共有 |
| リスク | 起こりうる問題の予測と対応 | 雨の日の対策 |
| 調達 | 外部からの購入・委託の契約 | 段ボールや照明の購入 |
| ステークホルダー | 利害関係者との関係づくり | 先生・他クラス・来場者への配慮 |
まぎらわしいのは次の3つ。
- スコープ ＝「何を・どこまで」（範囲）
- 資源 ＝「誰が・何を使って」（人・設備）
- 調達 ＝「外から買う・頼む」（契約）
PMBOKは版を重ねて改訂されており、2021年の第7版では「原理・原則」と「パフォーマンス領域」を中心とした構成に変わりました。ただし、5つのプロセス群・10の知識エリアは、プロジェクト管理の基本的な考え方として今も試験で問われます。
関連する用語との関係
| 用語 | ひとことで |
|---|---|
| PMBOK | プロジェクトマネジメントの知識体系（PMIが作成） |
| WBS | スコープを決めるために作業を階層的に分解した図 |
| アローダイアグラム | スケジュールを決めるために作業の順序を矢印で表した図 |
| ITIL | プロジェクトではなく、ITサービスの運用管理のベストプラクティス |
- プロジェクト ＝ 有期性（始まりと終わりがある）＋ 独自性（毎回ちがう成果物）。繰り返す仕事は定常業務
- ステークホルダ ＝ プロジェクトの利害関係者（発注者・利用者・メンバーなど）
- PMBOK ＝ PMIがまとめたプロジェクトマネジメントの知識体系
- 5つのプロセス群：立ち上げ → 計画 → 実行・監視・コントロール → 終結
- 10の知識エリア：統合・スコープ・スケジュール・コスト・品質・資源・コミュニケーション・リスク・調達・ステークホルダー
- 範囲はスコープ、外部への発注・購入は調達、計画とのずれを直すのは監視・コントロール