仕事のムダを減らしたいとき、ITで何ができるんですか？
大きく3つのやり方があるよ。やり方そのものを作り直すのがBPR、改善を回し続けるのがBPM、繰り返し作業をロボットに任せるのがRPA。どれも「業務プロセス」の改革だけど、規模と方法がまったく違うんだ。
業務プロセスとは
業務プロセスとは、仕事が始まってから終わるまでの一連の手順のことです。たとえば「注文を受ける → 在庫を確認する → 発送する → 請求する」という流れです。この流れを良くしようとする取組が業務改革です。
BPR ― ゼロから作り直す
BPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）は、今の業務のやり方を前提にせず、業務プロセスを根本的に見直して抜本的に再設計することです。コスト・品質・スピードなどを劇的に改善することを目指し、その手段としてITを積極的に活用します。
市役所の引っ越し手続きの例
- 今まで：住民票・税金・保険などの窓口を順番に回り、同じ住所を何枚もの紙に書く
- BPR後：窓口を一つにまとめ、1回入力した情報を各担当の端末で共有する。さらにオンライン申請も受け付ける
「書類を書きやすくする」のではなく、窓口を回る仕組みそのものをなくすのがBPRの発想です。
BPM ― 改善を回し続ける
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）は、業務プロセスを分析・設計・実行・監視（評価）・改善するサイクルを繰り返し、継続的に改善していく管理手法です。PDCAサイクルを業務プロセスに当てはめたものと考えるとわかりやすいでしょう。
BPRで作り直したら、もう改善はいらないんですか？
いや、作り直した後も世の中は変わり続けるよね。だからBPRで大きく変えた後、BPMで改善を続けるという組合せがよく使われるんだ。
RPA ― パソコン作業をロボットに任せる
RPA（ロボティックプロセスオートメーション）は、人がパソコンで行っている定型的な作業を、ソフトウェアのロボットに覚えさせて自動化する技術です。ロボットといっても機械ではなく、パソコンの中で動くプログラムです。
RPAに向く作業・向かない作業
- 向く：手順が決まっている、繰り返し発生する、パソコン上で完結する（データの転記、定型の集計、決まった帳票の作成）
- 向かない：その場の判断が必要、毎回やり方が変わる、人との交渉や企画などの創造的な仕事
RPAは業務のやり方そのものは変えません。ムダな手順もそのまま自動化してしまうので、先に業務を見直してから導入するのが効果的です。「業務の抜本的な再設計」はBPR、「定型作業の自動化」はRPAと区別しましょう。
似た用語との比較
| 用語 | 正式名称 | 何をする？ | キーワード |
|---|---|---|---|
| BPR | Business Process Re-engineering | 業務プロセスを根本から再設計する | 抜本的、ゼロベース、劇的 |
| BPM | Business Process Management | 業務プロセスを継続的に改善する | 継続的、サイクル |
| RPA | Robotic Process Automation | パソコンの定型作業をソフトウェアで自動化する | 定型、繰り返し、ロボット |
| BPO | Business Process Outsourcing | 業務の一部を外部の専門業者に継続して委託する | 外部委託、アウトソーシング |
最後の文字で見分けよう
- BPR → Re-engineering（作り直す）
- BPM → Management（管理し続ける）
- BPO → Outsourcing（外に任せる）
- RPA → Automation（自動化）
このほか、申請・承認などの手続きを電子化して、書類の回覧をシステム上で行うワークフローシステムも、業務プロセスの効率化によく使われます。
試験に出るポイント
- BPR：業務プロセスを根本的に見直し、抜本的に再設計する
- BPM：分析・設計・実行・監視・改善のサイクルで、業務プロセスを継続的に改善する
- RPA：定型的なパソコン作業をソフトウェアのロボットで自動化する。判断が必要な業務には向かない
- BPO：業務の一部を外部の専門業者に委託する
- 「根本から」ならBPR、「継続的に」ならBPM、「定型作業の自動化」ならRPA、「外部委託」ならBPO