調達（RFI・RFP）をイラストでやさしく解説【ITパスポート】

会社でシステムを作るとき、自分たちで全部プログラムを書くんですか？

外部の専門の会社（ベンダー）に頼むことが多いよ。でも、どの会社に頼むかを適当に決めたら大失敗する。だから調達には決まった手順があるんだ。家のリフォームを頼むときと同じだよ。

調達とは

調達とは、システムの開発や運用に必要な製品・サービスを、外部から購入したり委託したりして手に入れることです。要件定義で決めた内容をもとに、最適なベンダーを公平に選ぶ ことが目的です。

リフォームに例えると…

発注者が「聞く（RFI）」→「頼む（RFP）」の順に依頼し、ベンダーが答える

RFI（Request For Information：情報提供依頼）は、発注者がベンダーに対して、どんな技術や製品があるか、導入実績はどうか などの情報提供を依頼するものです。自社の要件を固めたり、RFPを送る候補を絞り込んだりするために使います。

RFP（Request For Proposal：提案依頼書）は、発注者が システムの要件や依頼したい内容を具体的に示し、ベンダーに提案を求める文書です。主に次のような内容を書きます。

RFPって、そんなに細かく書かないといけないんですか？

そうなんだ。すべてのベンダーに同じRFPを渡すから、同じ条件で提案を比べられる。RFPがあいまいだと、各社がばらばらの前提で提案してきて比べられないし、後で「言った・言わない」のもめごとにもなるんだよ。

RFPを受け取ったベンダーは、システムの実現方法やスケジュール、体制などをまとめた 提案書 と、費用を示した 見積書 を提出します。見積書だけを依頼する文書を RFQ（Request For Quotation：見積依頼書）と呼ぶこともあります。

I は Information（情報）、P は Proposal（提案）。「まず情報を聞いて（I）、次に提案を頼む（P）」の順番で覚えよう。

RFI・RFPは発注者が作る、提案書・見積書はベンダーが作る。作成者を入れ替えたひっかけ選択肢に注意しましょう。

提案書が届いてから「なんとなく良さそう」で選ぶと、不公平になったり、説明がつかなかったりします。そこで、評価項目と重み（重要度）をあらかじめ決めて 点数で比べる方法がよく使われます。複数社から見積もりをとって比べることを 相見積もり といいます。

評価項目と重み：機能（4）、価格（3）、サポート（2）、実績（1）

	機能 ×4	価格 ×3	サポート ×2	実績 ×1	合計
X社	4点 → 16	3点 → 9	5点 → 10	3点 → 3	38
Y社	5点 → 20	2点 → 6	3点 → 6	4点 → 4	36
Z社	3点 → 12	5点 → 15	4点 → 8	2点 → 2	37

合計点が最も高い X社を選定します。

価格の評価が最も高いZ社でも、機能の評価が最も高いY社でもなく、重み付けした総合点が最も高いX社が選ばれる

重み付け評価の計算：各項目の 評価点 × 重み を求めて合計し、最も高いベンダーを選ぶ。重みを掛け忘れて単純に足すと、別の会社が最高点になることがあるので注意。

用語	意味
ベンダー	製品やサービスを提供する会社（売り手）
相見積もり	複数のベンダーから見積もりをとって比較すること
グリーン調達	環境への負荷が小さい製品・サービスを優先して調達すること
RFQ	見積依頼書。価格などの見積もりの提出を依頼する